RPA in handel en logistiek: De onontkoombare succesfactor

Robotic Process Automation

Steeds meer organisaties innoveren hun bedrijfsprocessen met behulp van Robotic Process Automation en laten administratieve handelingen automatiseren door – de term robotic zegt het al- een robot. Of anders gezegd, een digitale assistent. En hoewel dat soms nog ‘erg ver van ons bed’ klinkt, komt deze technologie juist prima tot zijn recht in branches waarin veel administratieve handelingen nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan handel en logistiek. Daar leveren deze robots niet alleen flinke kostenbesparingen op door hun snelheid en efficiency, maar vergroten ze bovendien het werkplezier van de werknemers.

Meer snelheid en efficiëncy

In handel en logistiek is sprake van enorme datastromen om de inkoop en verkoop goed te stroomlijnen. In de praktijk betekent dit veel handmatige administratieve handelingen: bestellingen inboeken en bevestigen, het plaatsen van nabestellingen, verwerken van leveringen, het up-to-date houden van de transportplanning, etc. Veel herhalende werkzaamheden waar de gemiddelde werknemer niet altijd evenveel werkplezier uit zal halen. Bovendien is een fout snel gemaakt en kan zelfs de kleinste typfout grote gevolgen hebben. Door deze handelingen te automatiseren, kunnen ze niet alleen veel sneller, maar bovendien veel efficiënter worden uitgevoerd.

RPA succesvol toepassen bij:

  • Afhandelen Brexit-documentatie
  • Voorraadbeheer
  • Orderbevestiging
  • Systeem voorzien van actuele wisselkoersen
  • Nabestellingen plaatsen
  • Realtime orderstatus klant
  • Transportplanning

Budgetvriendelijke innovatie

Het vervangen van het huidige IT-systeem om deze handmatige werkzaamheden te automatiseren, is een zeer ingrijpend en kostbaar proces voor een onderneming. RPA daarentegen kan veel sneller en dus budgetvriendelijker worden geïmplementeerd, omdat het huidige systeem ongemoeid blijft. Er wordt als het ware een apart RPA-platform gecreëerd met databots, die elk een specifieke menselijke handeling overnemen en communiceren met het huidige systeem. Werkzaamheden worden daarmee verlegd van mens naar robot. Echter, wil je RPA écht succesvol toepassen, dan is het noodzakelijk om deze innovatie vanuit een breder automatiseringsperspectief te bekijken. RPA is geen technologie die je toepast om één specifieke menselijke handeling te automatiseren. Het gaat om het vinden van de perfecte balans tussen mens en robot, om zo tot een optimale workflow te komen.

Uitdaging en werkplezier

Terwijl de databots zorgen voor een snelle en efficiënte afhandeling van herhalende administratieve werkzaamheden, krijgen medewerkers hun handen vrij om meer uitdagende, veelal interessantere taken te verrichten. Immers, zodra de operationele druk vermindert, ontstaat er ruimte voor het verbeteren van de dienstverlening en daarmee de klanttevredenheid. Maar hoe bepaal je nu de juiste balans tussen mens en robot? Globaal kun je stellen dat werkzaamheden die een administratieve noodzaak vormen vaak prima door een robot kunnen worden afgehandeld. Terwijl werkzaamheden die daadwerkelijk waarde toevoegen aan het proces thuishoren in menselijke handen, zoals bijvoorbeeld (after)sales en advisering.

Acceptatie en implementatie

Na de initiële kosten voor programmeren en implementeren bedragen de kosten van een robot nog maar 1/3 van de kosten van een FTE. RPA is dan ook een investering die zich al snel terugverdient. Maar RPA kent meer voordelen dan alleen kostenbesparing en efficiency. De overstap naar RPA betekent de transformatie naar een meer proactieve organisatie. In de dagelijkse hectiek is er vaak te weinig tijd om alle stappen van order tot levering nauwgezet te monitoren. Door deze beperkte capaciteit ontstaat noodgedwongen een reactieve organisatie. Met RPA wordt het bedrijfsproces transparanter en ontstaat meer grip op alle onderdelen. De robots zorgen voor een foutloze afhandeling en monitoren elke stap. Mocht bijvoorbeeld blijken dat binnenkort een voorraadtekort zal ontstaan, dan signaleert de betreffende robot dit niet alleen, maar hij kan ook zo geprogrammeerd worden dat hij, desgewenst na een menselijk akkoord, meteen contact opneemt met de leverancier voor een nabestelling, en zo de continuïteit waarborgt. 

Wanneer implementatie RPA

Hoewel ik hiermee de voordelen van RPA hopelijk voldoende duidelijk heb kunnen maken, blijft het toch een stap om tot implementatie over te gaan. Echter, vaak is het niet de vraag of, maar wanneer. Wil je kunnen blijven concurreren in een markt waar de marges vaak laag zijn, dan is het vergroten van efficiency noodzakelijk om je huidige concurrentiepositie vast te kunnen houden. Bovendien moet je kunnen blijven voldoen aan de groeiende verwachting van de klant. Alleen een bevestiging en een leveringsindicatie van de order voldoet allang niet meer, het nieuwe normaal is gedetailleerde informatie over een bestelling en een up-to-date afleveringsstatus.

Soms kan er toch een concrete aanleiding zijn. Bijvoorbeeld omdat de huidige systemen niet meer goed onderling communiceren, met als tijdrovend gevolg dat medewerkers in meerdere systemen moeten werken om een order goed af te kunnen handelen. Of de komst van Brexit, waardoor veel ondernemingen zich gedwongen zagen om extra personeel aan te nemen voor het afhandelen van de vereiste documentatie voor levering aan Engeland. Handelingen die veel sneller en goedkoper kunnen worden uitgevoerd met behulp van RPA. Maar ook als er (nog) geen directe aanleiding is, kan RPA zorgen voor een flinke boost in de kwaliteit van je dienstverlening. Nieuwsgierig? Neem contact met mij op voor een vrijblijvend adviesgesprek, live of online, dan vertel ik je graag wat RPA specifiek voor jouw bedrijf kan betekenen.

Over de auteur

Desmin Dekker is bij You-Get werkzaam als Director RPA & AI. You-Get is als UiPath Gold Partner al langere tijd actief in de voorhoede van robotisering en in 2020 werd Desmin zelfs uitgeroepen tot UiPath Automation Champion. Desmin helpt organisaties bij het opzetten en laten groeien van hun RPA-organisatie, zodat ze daar maximaal rendement uit kunnen halen. Hij haalt nog dagelijks voldoening uit het positieve effect dat robots op de werkvloer hebben en de verbaasde reacties van mensen als deze hun minder leuke werkzaamheden overnemen

Desmin Dekker

Share on

You-Get is een:

Een Gold Partner demonstreert een hoog niveau van RPA-kennis en heeft de technische expertise om UiPath HyperAutomation oplossingen end-2-end te leveren.

Gerelateerde inzichten

Betaalbaar woningaanbod dankzij UiPath en ABBYY: woningcorporatie Woonbron

Woonbron is een grote woningcorporatie die betaalbare woningen aanbiedt in de regio Rotterdam, waarbij de focus ligt op huurwoningen voor mensen met een kleine beurs. Om te ervaren wat RPA & AI voor hen kan betekenen, besloot Woonbron om, onder begeleiding van You-Get, een eerste kennismaking met robotics in gang te zetten. Michel Boender, projectleider informatisering en automatisering bij Woonbron, vertelt over zijn ervaringen.

Lees meer »

You-Get bereikt UiPath Service Network status

De UiPath Service Netwerk status wordt niet zomaar toegekend. We zijn er dan ook heel trots op dat You-Get onlangs door UiPath tot USN partner is benoemd. Met dit exclusieve kwaliteitskeurmerk kunnen we onze klanten nóg meer zekerheid bieden dat hun RPA implementatie bij ons in deskundige handen is.

Lees meer »

Blijf op de hoogte

Volg ons op LinkedIN

We posten geregeld updates en inzichten via onze LinkedIN pagina.
Volg ons via onderstaande button en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Vragen?

of bel ons op +31 (0)20 373 02 76