RPA & UiPath in de praktijk

AGF handelsbedrijf Frankort en Koning

Frankort en Koning is een internationaal AGF handelsbedrijf en vormt de schakel tussen teler en consument. Snel schakelen en flexibiliteit zijn essentieel, want het gaat om verse producten die zo snel mogelijk in schappen door heel Europa moeten komen te liggen. Het betekent bovendien een enorme hoeveelheid administratieve handelingen: van orderverwerking tot voorraadbeheer en van transportplanning tot facturatie. Software moet betrouwbaar zijn en altijd werken, dus om zo flexibel mogelijk te zijn, heeft Frankort en Koning een eigen IT-afdeling die zelf de softwareontwikkeling verzorgt. Recent besloot Frankort en Koning om met de hulp van You-Get Robotic Process Automation in de bedrijfsprocessen te integreren om zo de verwerking van documentstromen en het verzorgen van de transportplanning verder te kunnen automatiseren. Kevin Vijver, IT Team Lead Operations bij Frankort en Koning, vertelt over zijn ervaringen.

Legacy

Belangrijk aandachtspunt bij de implementatie was dat Frankort en Koning nog werkt met legacy-systemen, die vrij oud zijn en met veel beperkingen. Omdat het niet mogelijk was om de legacy-systemen te integreren, had Frankort en Koning er inmiddels diverse applicaties ‘tegenaan’ gebouwd. Maar er bleven toch nog veel handmatige handelingen over binnen het systeem.

Vijver:” Een belangrijke reden voor ons om met You-Get in zee te gaan, was dat zij veel ervaring hebben met RPA en UiPath, en vooroplopen op dat gebied. Zij hadden het volste vertrouwen dat ze dit konden automatiseren én ze hebben laten zien dat het ook daadwerkelijk mogelijk was.”

Met behulp van UiPath en een combinatie van RPA en Abbyy FlexiCapture zijn de documentstromen nu vrijwel volledig geautomatiseerd, van inlezen tot het verwerken ervan. Zo verzorgt een robot niet alleen het omzetten van orders naar facturen en het versturen ervan, maar ook het koppelen van voorraad aan orders en worden facturen automatisch in het ERP-pakket geboekt.

Vijver: “Totaal worden nu zo’n 4000 transacties per dag door een robot verzorgd, 7 dagen per week. In het begin vond ik dat best eng, vooral vanwege de Legacy applicatie. Niet veel mensen hebben daar verstand van, dus best spannend wat er gebeurt als je het gebruik ervan gaat automatiseren. Samen met You-Get hebben we in UiPath een platform gebouwd waarmee we op een stabiele manier de Legacy applicatie kunnen uitlezen en bedienen. Dit gaat zelfs boven verwachting snel: het kost minder dan een halve seconde om het oude DOS-scherm uit te lezen, waarna automatisch vervolgacties worden geactiveerd en uitgevoerd. Een oplossing die oud en nieuw combineert, dat vraagt aardig wat inventiviteit om te bedenken. Een rol die You-Get goed ligt en een ‘niets is onmogelijk’-houding die goed past bij ons eigen bedrijf.”

“Dagelijks worden nu zo’n 4000 transacties door een robot afgehandeld. Deze werden vóór de implementatie verzorgd door medewerkers, die hun tijd nu kunnen besteden aan meer leukere en meer uitdagende projecten, zoals kwaliteitsbeheer.”

Niet volledig uitbesteden

Omdat Frankort en Koning zelf al veel ervaring heeft met softwareontwikkeling kozen ze ervoor om de implementatie niet volledig uit te besteden, maar om samen met You-Get een jumpstart te creëren bij het opzetten van de basis. Gezamenlijk hebben ze het platform gebouwd en de scripts geschreven, om er daarna zelf verder mee aan de slag te gaan.

Vijver: We hebben dit traject als partners doorlopen en zo in de praktijk geleerd hoe in UiPath te programmeren en hoe FlexiCapture in te zetten. Af en toe hebben we wel eens eigenwijze discussies gehad over wat de beste manier was om iets aan te pakken, maar uiteindelijk wel met het beste resultaat. Het mooie van RPA – UiPath is dat het een hele snelle tool is; niet maanden programmeren, maar heel flexibel aan te passen door een script te hergebruiken of vervangen. Zo kun je continu verbeteren en zorgen dat de robots binnen je organisatie blijven passen. Dat maakt het een heel toekomstbestendige oplossing. Dankzij een tool als RPA kunnen we een steeds groter percentage van het werk zo soepel mogelijk laten verlopen. Hierdoor ontstaat er tijd en ruimte om te focussen op groei en verdere kwaliteitsverbetering.”

Verandering voor medewerkers

Als gevolg van de automatisering zijn de werkzaamheden van medewerkers soms behoorlijk veranderd. In plaats van herhalende bulkwerkzaamheden sturen ze nu een robot aan en houden ze toezicht op zijn output.

Vijver: “In het begin waren ze niet altijd enthousiast bij het vooruitzicht dat een robot hun werkzaamheden zou overnemen. Maar na enige tijd kwam het besef dat daarmee hun werk in positieve zin veranderde. Ze hadden nu tijd voor leukere, meer uitdagende werkzaamheden, zoals het voeren van kwaliteitscontroles, terwijl ze daarvoor het grootste deel van hun tijd bezig waren met het dagelijks wegwerken van de bulkhandelingen. Daarnaast zijn er zelfs functies komen te vervallen. Zo zijn enkele medewerkers nu elders binnen het bedrijf werkzaam in een voor hen veel uitdagendere functie, terwijl een robot hun oude werk heeft overgenomen.”

Voordelen na implementatie

Vijver: “De grootste meerwaarde na de implementatie is toch wel een stuk efficiencyvergroting, doordat er nu minder fouten worden gemaakt. We hebben meer inzicht in de bedrijfsprocessen gekregen. Zo brachten de robots bijvoorbeeld situaties aan het licht die voorheen door medewerkers op een onjuiste, kostbare manier werden opgelost. Nu konden we de robots eenvoudig op de juiste manier programmeren en gaat het niet meer fout. Daarnaast geeft het werken met robots beter zicht op het resultaat dan wanneer taken manueel worden uitgevoerd. De robots maken rapportages van de door hen verrichte taken, zodat je eenvoudig kunt checken of ze hun werk goed hebben gedaan. Zo kunnen we de eindresultaten nog beter monitoren en kunnen we dus een nóg hogere kwaliteit bieden.

Toekomstplannen

Hoewel Frankort en Koning na de implementatie het platform zelf verder ontwikkelt, wordt You-Get nog regelmatig betrokken.

Vijver: “Af en toe hebben we nog wel eens een situatie waarbij het fijn is om met You-Get te klankborden, aangezien zij op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen. Bovendien hebben zij nu eenmaal meer ervaring, dus is het fijn als zij bijvoorbeeld de basisinrichting van nieuwe grote softwareversies verzorgen. Zo houden wij onze handen vrij om productie te kunnen draaien. In de toekomst zou ik nog wel graag mijn eigen IT-team willen robotiseren. Ook daar is sprake van veel bulkwerk, zoals inkomende mail en het monitoren van systemen. Bovendien: hoe gaaf is het om te zeggen dat je een deel van jezelf hebt kunnen uitfaseren door er een robot op te zetten. Dat maakt je werk er alleen maar een stuk interessanter op!

 

 

Over de auteur

Desmin Dekker is bij You-Get werkzaam als Director RPA & AI. You-Get is als UiPath Gold Partner al langere tijd actief in de voorhoede van robotisering en in 2020 werd Desmin zelfs uitgeroepen tot UiPath Automation Champion. Desmin helpt organisaties bij het opzetten en laten groeien van hun RPA-organisatie, zodat ze daar maximaal rendement uit kunnen halen. Hij haalt nog dagelijks voldoening uit het positieve effect dat robots op de werkvloer hebben en de verbaasde reacties van mensen als deze hun minder leuke werkzaamheden overnemen

Desmin Dekker

Share on

You-Get is een:

Een Gold Partner demonstreert een hoog niveau van RPA-kennis en heeft de technische expertise om UiPath HyperAutomation oplossingen end-2-end te leveren.

Gerelateerde inzichten

Blijf op de hoogte

Volg ons op LinkedIN

We posten geregeld updates en inzichten via onze LinkedIN pagina.
Volg ons via onderstaande button en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Vragen?

of bel ons op +31 (0)20 373 02 76