BPM Ervaringen

BPM Ervaringen

Welkom bij mijn allereerste blog over mijn ervaringen in BPM. De komende tijd zal ik mijn ervaringen delen over Business Process Management. Nu had ik al voor ogen waar mijn eerste blog over zou gaan, ware het niet dat er op het moment van schrijven erg goed nieuws binnen is gekomen. Dus ik heb besloten daar over te schrijven. Het onderwerp waar ik over zou gaan schrijven houden jullie nog tegoed van mij.

 

Sinds november 2013 werk ik aan een BPM opdracht  bij een grote verzekeraar. Binnen de organisatie van deze verzekeraar zijn er de afgelopen jaren diverse initiatieven voor digitalisering gestart. Omdat de gewenste resultaten uitbleven en om meer grip te krijgen op deze initiatieven is er besloten om deze te bundelen in een programma. De doelstellingen van dit programma zijn papierloos werken, tijd- en locatieonafhankelijk werken, snelle afhandeltijd, transparantie van het proces naar de klant toe en het vergroten van de grip op de processen. Daarom is besloten om Business Process Management te implementeren in de organisatie.

 

De eerste stap die deze verzekeraar heeft genomen is het creëren van procesbewustzijn (afdeling overstijgend). Het procesbewustzijn werd zowel door management als door de business continu onder de aandacht gebracht. Hierna is de organisatie op zoek gegaan naar een passende applicatie die BPM ondersteund, waarbij de keuze is gevallen op IBM BPM.

 

Halverwege 2013 is een selectietraject gestart naar een geschikte implementatiepartner voor IBM BPM a.d.h.v. een ‘Request for Proposal’. De implementatiepartners zijn beoordeeld op kennis en ervaring met BPM en IBM BPM, scoping, referenties, implementatie aanpak, kennisborging en overdracht, de bereidheid om risico te dragen en verantwoordelijkheid te nemen en de match met cultuur en volwassenheid van de organisaties. Na een aantal selectie ronden is You-Get als partner van de opdracht aangewezen.

 

You-Get heeft deze verzekeraar geholpen (en helpt nog steeds) met de proces awareness onder de medewerkers en het verbeteren van hun processen. Proceseigenaren zijn aangewezen binnen de organisatie. Workshops samen met de business (van verschillende afdelingen), consultants en architecten hebben ertoe geleidt dat de pijnpunten aangewezen konden worden en er verbeterslagen gemaakt konden worden. Een goede samenwerking, een duidelijke rolverdeling, maar bovenal een procesmatige werkwijze zijn essentieel om de proces verbetering goed tot stand te brengen. Door concrete verbeterpunten direct aan te kunnen wijzen, aan de hand van workshops, worden de voordelen van procesmatig werken meteen inzichtelijk.

 

Om de implementatie van BPM mogelijk te maken heeft deze verzekeraar gekozen voor de ‘best practices’ uit de BPM aanpak van You-Get. De verzekeraar en You-Get hebben hun handen ineen geslagen om BPM te implementeren, waarbij You-Get de lead neemt en geleidelijk de kennis en werkzaamheden overdraagt aan deze grote verzekeraar.

 

Hierna is geïnvesteerd in een ‘process focused organization’, waar de connectie tussen business en IT gemaakt werd door de implementatie van BPMS. Met behulp van BPMS konden procesverbeteringen en procesautomatisering snel worden doorgevoerd en werden de hoofddoelen als papierloos werken, tijd- en locatieonafhankelijk gerealiseerd. Met behulp van training en workshops is de organisatie nu verandert in een transparante organisatie waarbij procesgericht werken leidend is.

 

De verzekeraar had een geschikte en bewezen aanpak nodig voor de realisatie en implementatie  van processen met IBM BPM (BPMS), inclusief een heldere fasering. Bij de implementatie van IBM BPM (BPMS) zijn diverse afhankelijkheden te onderkennen en werkt You-Get zowel top-down als bottom-up; Dit betekent dat de procesarchitectuur een belangrijke rol speelt bij de inrichting. Daarnaast zijn de applicatie – en IT-architectuur van de verzekeraar van belang, rekening houdend met het bestaande landschap. Bij het uitvoeren van een project is afstemming op het programmaplan of groter geheel essentieel. De uitgevoerde Quick Scan is een belangrijke toets voor het project en programma. De bouwprojecten worden kort cyclisch en iteratief uitgevoerd volgens de Agile/SCRUM methodologie. Na oplevering van het eerste proces is aan de hand van diverse verbeter voorstellen het eigen proces constant te verbeteren. Om deze continue verbetering van het eigen proces soepel te laten verlopen is er voor gekozen om de BPM aanpak van You-Get te combineren met de Agile Scrum methodiek samen heeft dit geresulteerd in een BPM Scrum aanpak).

 

De BPM Scrum aanpak beschrijft de werkwijze waarop de huidige verzekeringsprocessen d.m.v. workshops worden achterhaald en gezamenlijk met de stakeholders van de verzekeraar worden geanalyseerd, verbeterd, geautomatiseerd en geïmplementeerd. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd door een BPM Scrum team, bestaande uit de Product Owner (ondersteund door consultants), een Scrum Master en een ontwikkelteam. De Product Owner is inhoudelijk eindverantwoordelijk voor het BPM product en levert de visie voor dit BPM product. De consultants zijn verantwoordelijk voor de procesbeschrijving van de verbeterde processen en zetten deze om naar user story’s. Het ontwikkelteam is verantwoordelijk voor de bouw, test en implementatie van het BPM software systeem. De Scrum Master faciliteert dit gehele proces. Een projectleider buiten dit team begeleidt het traject aan de ontvangende kant.

 

Door de implementatie van BPM is deze grote verzekeraar nu flexibel en efficiënt. Alle nodige informatie is op elk moment real-time beschikbaar waardoor actieve sturing op de processen mogelijk wordt en beslissingen snel kunnen worden onderbouwd. Het volgende doel van deze verzekeraar is de huidige processen verder optimaliseren en uitbreiding op de huidige processen.

De keuze voor de gehele BPM implementatie heeft ervoor gezorgd dat de doelen binnen het programma Digitaal verzekeren meer dan voldoende zijn bereikt. Naast de vooraf gedefinieerde doelen ervaren zowel de gebruikers, het management evenals als de klanten positieve neveneffecten. Uitbreiding van de volgende processen staat dan ook hoog op de prioriteitenlijst.

 

De uitvoer en de BPM implementatie door de klant en You-Get heeft er voor gezorgd dat het traject genomineerd is voor een Global BPM Award. Deze prestigieuze Global Awards for Excellence in BPM en Workflow wordt jaarlijks uitgereikt en zijn zeer begeerd door organisaties die erkenning voor hun BPM prestaties zoeken, specifiek op het proces van innovatie en operationele uitmuntendheid.

Ik hoop jullie de volgende keer te vertellen dat we deze Global BPM award hebben gewonnen.

In mijn volgende blog zal ik wat dieper ingaan op het gebruik van BPM: To To Bpm(s), or not to Bpm(s)