Betaalbaar woningaanbod dankzij UiPath en ABBYY

woningcorporatie Woonbron

Woonbron is een grote woningcorporatie die betaalbare woningen aanbiedt in de regio Rotterdam, waarbij de focus ligt op huurwoningen voor mensen met een kleine beurs. Om te ervaren wat RPA & AI voor hen kan betekenen, besloot Woonbron om, onder begeleiding van You-Get, een eerste kennismaking met robotics in gang te zetten. Michel Boender, projectleider informatisering en automatisering bij Woonbron, vertelt over zijn ervaringen.

Administratie van de toekomst

Woonbron besloot een aantal processen te robotiseren, waaronder de verwerking van de facturenstroom. Voorheen was het afhandelen van binnengekomen facturen een arbeidsintensief proces dat geheel handmatig werd gedaan. Een factuur komt als e-mail binnen bij de algemene postkamer, waar deze werd geopend en bekeken. Nadat wordt geconstateerd dat het een factuur betreft, wordt deze doorgestuurd naar de financiële administratie. Daar worden de benodigde gegevens handmatig in het systeem gezet en wordt de factuur tenslotte klaargezet voor betaling. Kortom, een serie van repetitieve manuele handelingen die veel tijd kosten, met bovendien een reële kans op menselijke fouten.

Boender: “De wereld wordt steeds digitaler. Onze wens was dan ook om minder manueel te gaan werken en onze financiële administratie beter in te richten op de toekomst.” Met de hulp van You-Get werd daarom begonnen met het bouwen van de benodigde robots, het inrichten van ABBYY Flexicapture en het verzorgen van de benodigde trainingen.

De enorme werkbesparing levert ons een belangrijke kostenbesparing. Een groot voordeel, zeker omdat ons belangrijkste doel is om betaalbare woningen aan te bieden.

Slimme robot

Een factuur is een semigestructureerd document. Het bevat vrijwel altijd dezelfde informatie: naam klant en leverancier, een omschrijving van de geleverde dienst, het bedrag en de datum, maar deze staan nooit op exact dezelfde plaats. Immers, elke leverancier heeft een eigen opmaak voor zijn facturen. Het is dus geen document dat een robot automatisch kan verwerken, want hij weet niet precies waar de benodigde informatie staat. Voor verwerking van een factuur moet deze daarom eerst met behulp van AI geïnterpreteerd en gestructureerd worden. Hiervoor wordt ABBYY Flexicapture ingezet, een machine learning pakket. ABBYY leest de factuur uit, structureert de informatie die nodig is voor verwerking en brengt deze terug naar een vast format dat een robot kan herkennen en verwerken. Door het bundelen van de mogelijkheden van RPA en AI -ook wel hyperautomation genoemd- ontstaat een ‘slimme robot’ die zorgt voor de volledige verwerking van de factuur: van ontvangst tot het klaarzetten voor betaling. Overigens zijn facturen niet de enige semigestructureerde documenten die zich lenen voor automatische verwerking. Ook andere documenten zoals werkbonnen, vrachtbrieven, orderbevestigingen en diverse overheidsdocumenten zijn zeer geschikt om met behulp van hyperautomation te automatiseren.

Documentherkenning via AI

Echter, naast het inventariseren van documentstromen en bouwen van de benodigde robots, is het ook belangrijk om de medewerkers mee te nemen in het proces. Immers, de robotisering heeft gevolgen voor hun werkzaamheden. In geval van Woonbron moeten medewerkers van de financiële administratie de transitie maken van uitvoerend werk -het verwerken van inkomende facturen- naar controlerend werk: het checken van de output van de robots en verhelpen van uitval. Robots zijn namelijk zo geprogrammeerd dat documenten die niet voldoen aan alle voorwaarden van automatische afhandeling terechtkomen bij een medewerker voor manuele afhandeling. Deze medewerker kijkt vervolgens wat de reden is voor uitval. Veelal is de oorzaak dat een bepaald veld niet overeenkomt met hoe de documenttemplate is gedefinieerd. Doordat de medewerker dit vervolgens handmatig definieert, wordt ABBYY als het ware ‘opgevoed’ met behulp van machine learning in haar documentherkenning. De volgende keer dat een dergelijke uitzondering zich voordoet, kan het systeem er wel mee omspringen.

Boender: “Het trainen van ABBYY is ander werk dan wanneer je zelf een factuur handmatig afhandelt. Terwijl je wél kennis moet hebben van het proces. Gelukkig heeft een aantal medewerkers zich vrijwillig aangemeld om zich hierin te gaan specialiseren, waarna zij door You-Get zijn getraind in het omgaan met ABBYY Flexicapture.”

Kostenbesparing

Inmiddels werkt Woonbron alweer geruime tijd met RPA, dus worden de voordelen steeds beter zichtbaar.

Boender: Het afhandelen van de facturenstroom verloopt nu veel efficiënter en kost een stuk minder tijd. De mail komt binnen en wordt door een samenspel van robots en ABBYY Flexicapture herkend als factuur, ingeboekt in ons ERP-systeem en tenslotte -desgewenst na een laatste check van een medewerker- klaargezet voor betaling. Dit heeft al een enorme werkbesparing opgeleverd en daarmee ook een belangrijke kostenbesparing. Een groot voordeel, zeker omdat ons belangrijkste doel is om betaalbare woningen aan te bieden en het dus noodzakelijk is om onze kosten zo laag mogelijk te houden, ten gunste van onze klanten.

Ook aan de slag?

Vraag dan nu een quickscan aan. Hierin laat You-Get u niet alleen kennismaken met de mogelijkheden van RPA, maar kijken we ook naar de meest geschikte toepassingen voor RPA binnen uw organisatie om het optimale beginpunt van robotisering te bepalen.

Over de auteur

Desmin Dekker is bij You-Get werkzaam als Director RPA & AI. You-Get is als UiPath Gold Partner al langere tijd actief in de voorhoede van robotisering en in 2020 werd Desmin zelfs uitgeroepen tot UiPath Automation Champion. Desmin helpt organisaties bij het opzetten en laten groeien van hun RPA-organisatie, zodat ze daar maximaal rendement uit kunnen halen. Hij haalt nog dagelijks voldoening uit het positieve effect dat robots op de werkvloer hebben en de verbaasde reacties van mensen als deze hun minder leuke werkzaamheden overnemen

Desmin Dekker

Share on

You-Get is een:

Een Gold Partner demonstreert een hoog niveau van RPA-kennis en heeft de technische expertise om UiPath HyperAutomation oplossingen end-2-end te leveren.

Een UiPath Services Network Partner is door UiPath op rigoureuze wijze beproefd op kwaliteit. Deze elite partners zijn uitgerust met geavanceerde methodes en technieken en hebben zich bewezen bij vele echte implementaties voor klanten.

Gerelateerde inzichten

Betaalbaar woningaanbod dankzij UiPath en ABBYY: woningcorporatie Woonbron

Woonbron is een grote woningcorporatie die betaalbare woningen aanbiedt in de regio Rotterdam, waarbij de focus ligt op huurwoningen voor mensen met een kleine beurs. Om te ervaren wat RPA & AI voor hen kan betekenen, besloot Woonbron om, onder begeleiding van You-Get, een eerste kennismaking met robotics in gang te zetten. Michel Boender, projectleider informatisering en automatisering bij Woonbron, vertelt over zijn ervaringen.

Lees meer »

Beter Inzicht en Klantbeeld met behulp van Data bij Vekoma

Als één van de trotse vertegenwoordigers van de Nederlandse hightech maakindustrie heeft Vekoma heeft nu een sterk verbeterd inzicht in het gebruik van de attractie bij de klant. Dit komt zowel de productontwikkeling als de serviceverlening ten goede. Beter begrip leidt tot beter inspelen op de behoeftes van de klant wat weer leidt tot hogere voorspelbaarheid en betere kostenbeheersing.

Lees meer »

Blijf op de hoogte

Volg ons op LinkedIN

We posten geregeld updates en inzichten via onze LinkedIN pagina.
Volg ons via onderstaande button en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen.

Vragen?

of bel ons op +31 (0)20 373 02 76